UN EJEMPLO REAL

En una empresa de ferretería, con miles de referencias, ¿Cómo encontraríamos la factura con el precio de la compra que realizamos el pasado año de un determinado artículo?  
Supongamos que se solo sabemos que se trata de un exprimidor.

CON EL MÉTODO TRADICIONAL

1.- Buscaríamos en el ordenador la ficha de movimiento del artículo para ver los movimientos de entrada del pasado año (si no sabemos el modelo tendríamos que buscar en cada uno de los modelos de esa marca)

2.- Una vez localizados los movimientos tendríamos que ir al archivo del pasado año y buscar en las facturas recibidas de ese proveedor la factura donde nos facturó ese artículo o artículos.

¿Cuánto tiempo habremos empleado en localizar lo que buscamos? ¿Y si la factura no está en su sitio?

CON UN BUEN GESTOR DOCUMENTAL

1.- Introducimos en el buscador los datos de que disponemos del artículo que buscamos: “EXPRIMIDOR”. El software de gestión documental nos facilitará en pocos segundos los documentos en los que figura el texto introducido y nos facilitará el acceso a poder verlos en la pantalla. Así de fácil, así de rápido. Cambiaremos el buscar por el encontrar.