¿Qué es un gestor documental?
La respuesta
es tan fácil y sencilla que posiblemente nunca nos la hemos planteado. NOSOTROS
MISMOS SOMOS UN GESTOR DOCUMENTAL.SÍ, cada día gestionamos un montón de
documentos (facturas, nóminas, justificantes bancarios, etc.), ¡¡SOMOS UN
GESTOR DE DOCUMENTOS!!.
Ahora bien, otra cosa es un (BUEN, no todo vale) SOFTWARE
DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Básicamente hace lo mismo que nosotros pero con una gran
diferencia, una vez en nuestro ordenador, LOS DOCUMENTOS SIEMPRE ESTARÁN AHÍ, DISPONIBLES, A NUESTRO ALCANCE.
En la gestión diaria de los papeles
(recepción, revisión , contabilización, archive, etc.), ¿cuántas veces hemos
tenido que buscar un papel y no lo hemos localizado?, siempre cuando más falta
hace, y surge la pregunta…¿dónde lo habré puesto? ¿Cuántas, cuando ya lo
necesitamos, aparece como por arte de mágia?.. ¿cuantás estaba en el lugar en
el que hemos buscado una y otra vez? ¿cuánto tiempo hemos empleado en buscarlo?
Con un buen software de gestión documental
y el hardware adecuado, solo tendremos que introducir el documento en nuestro
ordenador y cambiaremos el buscar por el encontrar. ¡Tan fácil como puede ser
buscar en Google!
En la siguiente entrada facilitaremos un ejemplo realizado sobre una búsqueda real en una empresa de ferretería con miles de referencias de artículos.
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